Konverentsi korraldamine on suurepärane viis oma ettevõtte tuntust suurendada, soovitud sõnumiga sihtrühmani jõuda ja uusi partnerlussuhteid sõlmida. Et üritus õnnestuks ja osalejad rahule jääksid, tuleb iga detail põhjalikult läbi mõelda ja mitte midagi ei tasu juhuse hooleks jätta. Millised tegevused ürituse planeerimise ja läbiviimise ajal aitavad osalejate rahulolu suurendada?
Kujutle ennast osaleja rolli
Mõtle läbi osaleja teekond hetkest, mil temani jõuab esimene info konverentsi kohta, kuni selleni, mil ta ürituselt lahkub ja sellele hinnangu annab. Miks peaks keegi korraldatavale konverentsile tulema? Millised ootused on tal üritusega seoses? Kindlasti oled ka ise mitmel konverentsil ja seminaril osalenud. Millised olid su lemmikud, millistest hetkedest või ettekannetest rääkisid oma kolleegidele ja tuttavatele, mida oleks saanud paremini teha? Kõigile nendele küsimustele vastamine annab võimaluse alles valmivat või juba olemasolevat tegevuskava lihvida ning täiustada.
Soodusta arutelusid
Et osalejatele uus informatsioon paremini meelde jääks, tee ettekannete ajal või nende vahepeal piisavalt pause. Nii on võimalik värskelt kuuldut arutada ja vajadusel juurde küsida. Näiteks võib esineja oma ettekande ajal paar 5-minutilist pausi teha ja paluda osalejatel sel ajal värskelt omandatud infot arutada.
Aita osalejatel uus tutvusi luua
Sageli tullakse konverentsile koos kolleegide või tuttavatega ja vaid omavahel vesteldes ning pausi ajal ka koos lõunat süües, lahkuvadki paljud konverentsile tulnutest ühtegi uut tutvust loomata. Et seda vältida, palu osalejatel arutlusteks ajutiselt uus partner leida või loosi lõunapausil lauanumbrid. Kui kõigil osalejatel midagi teha palud, lähevad inimesed sellega palju paremini kaasa ning tõenäoliselt rõõmustab enamik uute tutvuste üle.
Korralda konverents logistiliselt mugavas kohas
Et kõigil oleks mugav üritusele tulla ja ka sealt lahkuda, vali toimumiskoht, kuhu pääseb nii ühistranspordi kui autodega ja on olemas ka parkimisvõimalus. Edukas konverentsi korraldamine eeldab loomulikult ka sobivaid ruume, vajalikku heli- ja videotehnikat ning pikema ürituse korral ka toitlustuse võimalust.
Kui sul tekkis konverentsi korraldamise kohta küsimusi, võta meiega ühendust. Tutvu ka võimalusega korraldada konverents Tallinna Lauluväljaku konverentsikeskuses.